Den operativen Teil übernehme ich. Die steuerliche Würdigung bleibt bei Ihnen.
Diese Seite erklärt in fünf Minuten, wo genau die Grenze zwischen Ihrer Kanzlei und meiner Arbeit verläuft, was am Ende bei Ihnen ankommt und warum ich keine Provisionen zahle.
Die Situation, die Sie vermutlich kennen
Seit der E-Rechnungspflicht kommen Mandantenfragen, die eigentlich keine steuerlichen Fragen sind: Wie richten wir das ein? Wer prüft das künftig? Reicht unser Ablauf für eine Prüfung? Brauchen wir eine Verfahrensdokumentation?
Die Antworten kennen Sie. Nur ist es nicht Ihre Aufgabe, beim Mandanten vor Ort den Rechnungsdurchlauf aufzunehmen, Zuständigkeiten festzulegen, die Software einzurichten und den Ablauf mit Echtbelegen zu testen. Das ist operative Arbeit, sie kostet Tage, und sie ist im Mandat meistens nicht abgebildet.
Genau diese Lücke fülle ich. Ich arbeite ausschließlich am Prozess, nicht an der steuerlichen Bewertung.
Die Arbeitsteilung
Was ich übernehme
Aufnahme des tatsächlichen Rechnungsdurchlaufs beim Mandanten. Definition des Soll-Prozesses von Eingang bis Archiv. Festlegung von Zuständigkeiten, Freigabestufen und Vertretungsregeln. Einrichtung oder Anpassung der Software. Testlauf mit Echtbelegen. Erstellung der Verfahrensdokumentation. Einweisung des Teams.
Was in Ihrer Kanzlei bleibt
Die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts. Beurteilung von Vorsteuerabzug und Rechnungsmerkmalen. Buchführung und Jahresabschluss. Prüfung und Freigabe der Verfahrensdokumentation aus steuerlicher Sicht. Vertretung gegenüber der Finanzverwaltung. Die Mandatsbeziehung selbst.
Die Trennlinie ist nicht Verhandlungssache, sondern gesetzlich vorgegeben. Ich erbringe keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des StBerG und will das auch nicht.
Was am Ende bei Ihnen ankommt
Am Projektende übergebe ich die vollständige Dokumentation an Ihre Kanzlei, damit Sie steuerlich prüfen und bei Bedarf ergänzen können.
Verfahrensdokumentation zum Rechnungseingang
An den GoBD-Anforderungen orientiert, mit Versionsstand und Änderungsprotokoll. Sie beschreibt den Ablauf, der beim Mandanten tatsächlich läuft, nicht einen Idealzustand auf dem Papier.
Prozessübersicht mit Zuständigkeiten
Wer empfängt, wer prüft sachlich, wer prüft rechnerisch, wer gibt frei, wer archiviert. Inklusive Vertretungsregelung. Damit ist im Prüfungsfall belegbar, wer wofür verantwortlich ist.
Geklärte Schnittstelle zu Ihrer Kanzlei
Übergabeformat, Rhythmus und Zuständigkeit sind festgelegt und dokumentiert, beispielsweise über einen DATEV-Export. Weniger Rückfragen in beide Richtungen.
Ein Ansprechpartner für Rückfragen
Wenn Sie später etwas zum Prozess wissen müssen, fragen Sie nicht drei Personen beim Mandanten, sondern mich.
Wie eine Empfehlung abläuft
Sie nennen meinen Namen. Mehr nicht. Kein Formular, keine Vereinbarung, keine Verpflichtung Ihrerseits. Der Mandant meldet sich selbst oder Sie stellen den Kontakt her, ganz wie es Ihnen lieber ist.
15 Minuten mit dem Mandanten. Ich prüfe, ob überhaupt Handlungsbedarf besteht. Wenn nicht, sage ich das. Auf Wunsch bekommen Sie eine kurze Rückmeldung, was ich vorgefunden habe.
Dokumentation an Ihre Kanzlei. Am Projektende erhalten Sie die Verfahrensdokumentation und die Prozessübersicht zur steuerlichen Prüfung. Was danach mit dem Mandat passiert, bleibt vollständig bei Ihnen.
Was Sie das kostet
Nichts. Und Sie bekommen auch nichts dafür.
Ich zahle grundsätzlich keine Provisionen und keine Vermittlungsentgelte für Empfehlungen. Das ist bewusst so, denn für Sie ist die Entgegennahme von Vorteilen für die Vermittlung von Aufträgen berufsrechtlich ohnehin ein Thema (§ 9 StBerG). Eine Empfehlung soll ausschließlich davon abhängen, ob die Arbeit beim Mandanten gut ist.
Genauso wenig erhalte ich Provisionen von Softwareherstellern. Empfohlen wird, was zum Betrieb passt, nicht was am besten vergütet wird.
Häufige Fragen aus Kanzleien
Nehmen Sie mir Mandanten weg?
Nein. Ich biete keine Buchführung, keine Abschlüsse und keine steuerliche Beratung an und darf das nach dem StBerG auch nicht. Meine Leistung endet exakt dort, wo Ihre beginnt. In der Praxis führt ein sauber dokumentierter Prozess beim Mandanten eher dazu, dass Ihre Kanzlei weniger Rückfragen und weniger unvollständige Unterlagen bekommt.
Empfehlen Sie eine bestimmte Software?
Ich bin an keinen Anbieter gebunden. Wenn der Mandant über Ihre Kanzlei bereits an ein System angebunden ist, ist das die Grundlage, auf der ich aufbaue. Ein Systemwechsel ist die Ausnahme und wird vorher mit Ihnen abgestimmt, nicht hinter Ihrem Rücken entschieden.
Was, wenn ich mit der Dokumentation nicht einverstanden bin?
Dann sagen Sie es und ich ändere sie. Die Verfahrensdokumentation muss aus Ihrer Sicht tragfähig sein, sonst hat sie ihren Zweck verfehlt. Eine Korrekturschleife nach Ihrer Prüfung ist in jedem Projekt eingeplant.
Für welche Mandanten passt das?
Betriebe mit rund 20 bis 100 Mitarbeitern und einem Rechnungsvolumen, bei dem mehrere Personen am Durchlauf beteiligt sind. Bei kleineren Mandanten reicht meist ein Hinweis von Ihnen. Bei größeren mit eigener IT-Abteilung und ERP-Projekt bin ich der Falsche.
Wie stellen Sie sicher, dass Mandantendaten geschützt sind?
Soweit ich im Projekt Zugriff auf personenbezogene Daten des Mandanten erhalte, geschieht das weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, der vor Projektbeginn geschlossen wird.
Abgrenzung: Meine Leistung umfasst ausschließlich die operative Strukturierung, Einführung und Dokumentation von Rechnungseingangsprozessen. Es handelt sich nicht um Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des Steuerberatungsgesetzes und nicht um Rechtsdienstleistung im Sinne des RDG. Die steuerrechtliche Würdigung obliegt der jeweiligen Kanzlei.
15 Minuten, um zu prüfen, ob das für Ihre Mandanten passt
Kein Vertriebsgespräch. Wir klären, wo die Schnittstelle zwischen Ihrer Kanzlei und meiner Arbeit liegt, und Sie entscheiden danach in Ruhe.
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