E-Rechnungspflicht seit 2025: Was für Ihr Unternehmen gilt
Ein kompakter Überblick über die gesetzlichen Anforderungen, die relevanten Fristen und die Formate, die seit 2025 als E-Rechnung anerkannt werden.
Was hat sich geändert?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht mehr.
Das betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich. Der Empfang von E-Rechnungen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Es gibt keine Ausnahme.
Die Fristen im Überblick
Empfangspflicht für alle. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Der eigene Versand darf unter bestimmten Voraussetzungen noch als PDF erfolgen.
Übergangsregelung für den Versand. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen für den Versand noch auf PDF oder andere Formate zurückgreifen, sofern der Empfänger zustimmt.
Versandpflicht für größere Unternehmen. Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen darunter gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027.
Keine Ausnahmen mehr. Ab dem 1. Januar 2028 müssen ausnahmslos alle Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format sowohl empfangen als auch versenden.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Der europäische Standard EN 16931 definiert, welche Formate als strukturierte E-Rechnung anerkannt werden. In Deutschland sind das im Wesentlichen zwei Formate:
XRechnung
Rein strukturiertes XML-Format. Wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet, ist aber auch im B2B-Bereich gültig. Enthält keine visuelle Darstellung, nur maschinenlesbare Daten.
ZUGFeRD (ab Version 2.0)
Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Für den Empfänger lesbar und gleichzeitig maschinell verarbeitbar. In der Praxis das am häufigsten eingesetzte Format im Mittelstand.
Was ist mit normalen PDFs?
Eine einfache PDF-Datei (ohne eingebettete strukturierte Daten) gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie wird als „sonstiger Beleg" behandelt.
GoBD: Was das für Ihren Rechnungseingang bedeutet
Die GoBD regeln, wie elektronische Geschäftsunterlagen aufbewahrt und dokumentiert werden müssen. Für Ihren Rechnungseingang heißt das konkret:
Aufbewahrung
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Die GoBD-Aktualisierung vom 14. Juli 2025 stellt klar, dass bei hybriden E-Rechnungen (z.B. ZUGFeRD) die Aufbewahrung des strukturierten Teils, also der XML-Daten, ausreicht. Der menschenlesbare PDF-Teil muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält.
Aufbewahrungsfristen
Seit dem 1. Januar 2025 sind Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre aufzubewahren (zuvor 10 Jahre; verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, §147 Abs. 3 AO, §14b UStG). Empfangene und versendete Geschäftsbriefe 6 Jahre. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse gelten weiterhin 10 Jahre.
Verfahrensdokumentation
Jedes Unternehmen muss dokumentieren, wie sein Rechnungseingang funktioniert: Welche Systeme im Einsatz sind, wie der Prozess abläuft, wer wofür zuständig ist und welche Kontrollen es gibt. Diese Dokumentation ist bei einer Betriebsprüfung vorzulegen.
Unveränderbarkeit
Einmal empfangene E-Rechnungen dürfen nachträglich nicht verändert werden. Jede Bearbeitung (Prüfvermerke, Freigaben, Kontierungen) muss nachvollziehbar protokolliert sein.
Hinweis: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick über die gesetzliche Lage. Sie ersetzt keine steuerliche Beratung. Die Anwendung auf Ihren konkreten Fall sollte mit Ihrem Steuerberater abgestimmt werden. Stand: Juni 2026.
Nicht sicher, wo Ihr Unternehmen steht?
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, ob Ihr Rechnungseingang die aktuellen Anforderungen erfüllt und wo eventuell Handlungsbedarf besteht.
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